郵件堪稱是職場(chǎng)人士的一項(xiàng)基本技能。我們每天都在處理郵件上花費(fèi)大量的時(shí)間。但寫(xiě)郵件時(shí)應(yīng)該避免哪些問(wèn)題呢？你的郵箱里可能塞滿了需要回復(fù)的郵件——許多需要你即刻的關(guān)注。里有6個(gè)郵件小錯(cuò)誤，他們很有可能會(huì)分分鐘毀了你的職業(yè)生涯。
近期Kelton Global的研究發(fā)現(xiàn)超過(guò)90%的美國(guó)人每天在郵件上花費(fèi)超過(guò)90分鐘時(shí)間。不論你是否喜歡，你的郵件揭示了許多關(guān)于你和你同事，特別是你和你上司之間的往來(lái)習(xí)慣。
許多時(shí)候我們慣性思維，基于他們的“郵件行為”作出反應(yīng)：對(duì)“漫談?wù)摺蔽覀兾ǹ直苤患�，�?duì)“僅回復(fù)一行”的人感到惱怒，討厭“抄送所有人”的發(fā)送者，對(duì)劣質(zhì)郵件感到憤怒。
對(duì)于郵件的關(guān)注如此高，以致于有的老板甚至?xí)詫?xiě)郵件的能力判斷你�？纯催@6個(gè)可能顛覆你職業(yè)生涯的郵件錯(cuò)誤，在為時(shí)過(guò)晚之前做好補(bǔ)救。
1、頭腦發(fā)熱一鍵轉(zhuǎn)發(fā)
你在收件箱里收到一封重要的郵件，你感到非常興奮，迫不及待告訴老板。馬上按下轉(zhuǎn)發(fā)按鈕極具誘惑——把它轉(zhuǎn)發(fā)到老板的郵箱，你可能甚至?xí)䲟碛幸唤z成就感。
但是請(qǐng)?jiān)偃紤]。
不帶注釋或解釋而只轉(zhuǎn)發(fā)郵件迫使你的老板話費(fèi)寶貴的時(shí)間弄清楚消息的內(nèi)容，且他并不深入了解為什么你認(rèn)為這封郵件對(duì)于他重要。
解決辦法：首先，審查和編輯主題，這樣就可以獲得你的老板的注意，并提供正確的上下文。接下來(lái)，寫(xiě)一個(gè)簡(jiǎn)明扼要的概述。把原郵件附在下方作為參考，寫(xiě)出關(guān)鍵的簡(jiǎn)介。
記住，老板總是對(duì)結(jié)果感興趣。附加提示：如果可能，做一個(gè)關(guān)于下一步的明智建議。你的老板可能會(huì)欣賞你的洞察力。
2、總是忽視語(yǔ)法
現(xiàn)在已經(jīng)沒(méi)人要求你完美呈現(xiàn)一個(gè)句子，但是在職場(chǎng)中，還是有發(fā)送正確書(shū)寫(xiě)、語(yǔ)法無(wú)誤的郵件的要求。你不會(huì)通過(guò)發(fā)送寫(xiě)滿斷句、多個(gè)感嘆號(hào)、錯(cuò)誤的分號(hào)或者emoji表情（這是最糟糕的）來(lái)表達(dá)你的智力水平和出色的寫(xiě)作技巧。
解決辦法：通過(guò)聰明而正確的語(yǔ)言傳達(dá)你的信息，而不是沒(méi)必要的符號(hào)或?qū)懙貌缓玫木渥印?br>
如果你對(duì)某事感到興奮，提供一個(gè)簡(jiǎn)潔的解釋，而非使用12個(gè)感嘆號(hào)和笑臉。使用短的、有意義的句子，切入重點(diǎn)。對(duì)電子郵件來(lái)說(shuō)，永遠(yuǎn)記�。涸蕉淘胶�。
3、喜歡秀“術(shù)語(yǔ)”
如果你使用過(guò)多對(duì)手頭上的問(wèn)題沒(méi)有價(jià)值的術(shù)語(yǔ)，你不能幫助老板和他的工作。更甚者，每當(dāng)他/她的眼睛從收件箱中掃過(guò)你的名字，都會(huì)跳過(guò)忽略，這不太好。
解決辦法：使你的郵件擺脫過(guò)度使用行話，與其秀智商，不如想想你真正想要說(shuō)什么。
4、別用縮寫(xiě)
你的老板不是你的BFF（=best friend forever，最好的朋友），你不應(yīng)該在電郵包含非正式或時(shí)髦的縮寫(xiě)。這包括令人不愉快的縮寫(xiě)，除非是在社交媒體內(nèi)容中使用。
解決辦法：考慮如何說(shuō)清楚事情同時(shí)聽(tīng)起來(lái)平易近人。
與老板熟絡(luò)、嘮嗑并不是壞事，但一定要保持主題和觀點(diǎn)的專業(yè)性。保持你的電子郵件的相關(guān)性，并通過(guò)你對(duì)真實(shí)世界的建議和見(jiàn)解幫助你的老板，而不是通過(guò)引用流行文化或使用莫名其妙的俚語(yǔ)。
5、總是回復(fù)所有人
“回復(fù)所有人”真是個(gè)偉大的工具，但它也是個(gè)奇葩功能。大多數(shù)團(tuán)隊(duì)使用一個(gè)郵件組群來(lái)溝通重要的日程或提問(wèn)。但如果濫用“回復(fù)所有”，你將很快填滿你老板本就被塞滿的收件箱——這一定會(huì)讓他/她相當(dāng)惱怒。
解決辦法：如果一個(gè)郵件群組里包括上司，那么在需要時(shí)才使用“回復(fù)所有人”。如果你需要反復(fù)和團(tuán)隊(duì)成員溝通，把群組從標(biāo)記中刪去。
一旦你需要上司的反饋，那么再把你的老板直接添加進(jìn)來(lái)。
6、無(wú)止境地分類和整理
你知道嗎？六分之一的人說(shuō)整理電子郵件實(shí)際上降低了他們的效率。雖然有時(shí)你覺(jué)得這是你必須完成的任務(wù)，但整理你的收件箱會(huì)導(dǎo)致你失去焦點(diǎn)、浪費(fèi)時(shí)間。更重要的是，隨著你在公司職位的提升，保持電子郵件完美分類變得越來(lái)越困難，所以現(xiàn)在戒掉這個(gè)習(xí)慣。
解決辦法：專注于你需要完成的最優(yōu)先的任務(wù)，為具體的截止日期設(shè)定目標(biāo)。你最好基于某些特定的項(xiàng)目制作一個(gè)待辦事項(xiàng)清單，而不是把你的注意力和效率浪費(fèi)在清理收件箱上。
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