在職場中，不懂匯報的人難以游刃有余。他們或者屢屢碰壁，或者蠻力苦干卻得不到應(yīng)有的認(rèn)可。
《哈佛學(xué)不到》的作者馬克.麥考梅克曾說：“誰經(jīng)常向我匯報工作，誰就在努力工作-相反，誰不經(jīng)常匯報工作，誰就沒有努力工作。”可見掌握正確的匯報技巧，對每位職場人士都具有至關(guān)重要的影響。
在職場，我們究竟該如何匯報工作？掌握以下5個原則，將極大提升我們匯報技能及職場競爭力。
1. 行動在領(lǐng)導(dǎo)前面
行動在領(lǐng)導(dǎo)前面，意味著我們匯報工作時，不但能達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)的要求，還要超過領(lǐng)導(dǎo)的預(yù)期。
匯報工作時，我們應(yīng)以領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度要求自己。懂得換位思考，提供給領(lǐng)導(dǎo)意料之外的收獲。
比如，小軍和小羅同為某公司的員工。領(lǐng)導(dǎo)對小軍說：“幫我調(diào)查下，咱們生產(chǎn)牙膏的銷量情況？”小軍迅速跑到樓下超市，并進(jìn)行兩個小時的觀察�；貋砗蟾I(lǐng)導(dǎo)匯報：“領(lǐng)導(dǎo)好，通過我近兩個小時的觀察，咱們的牙膏共賣出10支�！鳖I(lǐng)導(dǎo)問：“購買者的年齡分布如何？男女比例如何？”小軍啞口無言，不得不返工繼續(xù)調(diào)查。
然而，小羅也收到了同樣指示，他走進(jìn)樓下超市，開始用筆和紙記錄消費(fèi)者行為。經(jīng)過兩個小時，小羅來到領(lǐng)導(dǎo)身旁。并匯報說：“領(lǐng)導(dǎo)好，通過我今天近兩個小時的調(diào)研，發(fā)現(xiàn)咱們公司的牙膏共賣出10支，在所有牙膏品牌中排名第二。我分析了排名第一的牙膏產(chǎn)品，發(fā)現(xiàn)它們牙膏封面設(shè)計吸引力強(qiáng)且口味多樣，我們公司以后可在文案策劃和口味多樣化上努力。我還發(fā)現(xiàn)，購買牙膏的大部分是年輕人，且以女生居多，占80%。我想咱們以后可以增加兒童牙膏及老年人專用牙膏，并可在男士市場開拓上加大力度。”
結(jié)果可想而知，小羅幾年后升為市場銷售經(jīng)理。因為小羅行動走在了領(lǐng)導(dǎo)前面，把領(lǐng)導(dǎo)沒有明示但對公司有利的數(shù)據(jù)進(jìn)行了統(tǒng)計與分析。這份以領(lǐng)導(dǎo)自己調(diào)研的態(tài)度要求自己，并能換位思考領(lǐng)導(dǎo)所需的報告，才是一份絕佳的工作報告。
行動在領(lǐng)導(dǎo)前面，需要反復(fù)思考領(lǐng)導(dǎo)的所需，以高標(biāo)準(zhǔn)要求自己并進(jìn)行有效匯報。
2. 注意匯報時機(jī)
匯報時機(jī)，對一個人匯報的成果影響重大。有些人，有問題就隨意找領(lǐng)導(dǎo)匯報。殊不知你的任性，會一次次惡化在領(lǐng)導(dǎo)心中的印象。
匯報時機(jī)分為兩方面：A. 周幾匯報？ B. 一天中哪個時間段匯報？
加拿大心理學(xué)家德比.莫斯考維茨曾做過一個研究，根據(jù)人一周的行為規(guī)律畫出一幅一周工作節(jié)律圖。她認(rèn)為，人的一周是有規(guī)律性的。周一到周五，工作節(jié)律大不相同，一周的前半部分，人的精力旺盛，態(tài)度和行為比較激進(jìn)；一周的后半部分，人的精力逐漸下降，卻也更易通融。
星期一，工作成堆，領(lǐng)導(dǎo)要處理周末積攢的業(yè)務(wù)，此時心情煩躁，最好減少匯報。
星期二，領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)適應(yīng)了一天的工作，并處理了大部分業(yè)務(wù)，此時已經(jīng)逐漸進(jìn)入工作狀態(tài)。他急需了解下屬上周的工作進(jìn)度及安排接下來一周的安排，所以此時匯報是一個不錯的時機(jī)。
星期三，據(jù)德比分析，領(lǐng)導(dǎo)此時接受的信息變多，極易造成信息焦慮。但此時領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)歷最旺盛，思路活躍具有創(chuàng)造性，此時適合跟領(lǐng)導(dǎo)討論新的方案，而不是冗長的總結(jié)報告。
星期四，領(lǐng)導(dǎo)屬于身心疲憊期，屬于“黎明前的黑暗”。 據(jù)德比研究，此時領(lǐng)導(dǎo)順從型最高、最好說話，你才是去找領(lǐng)導(dǎo)簽字，領(lǐng)導(dǎo)比較容易妥協(xié)。
星期五，面對即將到來的周末，領(lǐng)導(dǎo)在這天心情愉悅，喜歡跟下屬溝通，所以此時匯報效果也不錯。
所以，我們可以選擇在周二或周五進(jìn)行匯報工作，這樣領(lǐng)導(dǎo)更易跟你產(chǎn)生互動與溝通。當(dāng)然，這只是一般規(guī)律，具體問題還需察言觀色�？傊陬I(lǐng)導(dǎo)心情愉悅時，匯報效果更佳。
一天中哪個時間段匯報更好？實踐證明，早上10點多是找領(lǐng)導(dǎo)的最好時間，此時領(lǐng)導(dǎo)剛處理完緊急要務(wù)，騰出時間休息，心情比較放松。此時，找領(lǐng)導(dǎo)更容易得到傾聽與包容。
千萬不要在下班前找領(lǐng)導(dǎo)，此時領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)過一天的忙碌或下班后還有私事處理。此時你突然出現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)面前，只會令領(lǐng)導(dǎo)心煩。
總之，在領(lǐng)導(dǎo)心情好的時機(jī)匯報效果更好。如果你無法得知領(lǐng)導(dǎo)的心情，按照實踐研究，一般周二或周五的上午10點多，匯報效果更佳。
3. 掌握領(lǐng)導(dǎo)性格
不同性格的領(lǐng)導(dǎo)，我們的匯報方式會有所不同。
如果你的領(lǐng)導(dǎo)是吹毛求疵型，當(dāng)你匯報時一定要注意措辭和表達(dá)方式。如果領(lǐng)導(dǎo)批評你，千萬不要自暴自棄，要明白這是領(lǐng)導(dǎo)的一貫作風(fēng)。虛心接受領(lǐng)導(dǎo)的批評，努力挖掘領(lǐng)導(dǎo)批評背后的需求，爭取下次匯報時按照領(lǐng)導(dǎo)喜歡的方式匯報。當(dāng)然，吹毛求疵型領(lǐng)導(dǎo)可能每次都會挑毛病，不過我們自己不要恐慌，要努力在每次匯報中提升自己。
如果你的領(lǐng)導(dǎo)是外向暖男型，當(dāng)你匯報時不可因為領(lǐng)導(dǎo)的不斷表揚(yáng)而洋洋得意。當(dāng)然，領(lǐng)導(dǎo)不會專注于你的細(xì)節(jié)及缺點，但你要主動表達(dá)在工作過程中遇到的挫折和困難，這樣領(lǐng)導(dǎo)才會主動給你提出解決策略。當(dāng)你的領(lǐng)導(dǎo)是外向暖男型，而你又自鳴得意不主動提出缺點和困難，那樣你職場能力提升有限。
如果你的領(lǐng)導(dǎo)是理性謹(jǐn)慎型，當(dāng)你匯報工作時一定要注意論據(jù)和條理。不可一味地講述觀點，盡量得出觀點的支撐數(shù)據(jù)作為附件供領(lǐng)導(dǎo)審閱。工作匯報時，要考慮詳盡，表達(dá)清晰且有邏輯，這樣的匯報更易贏得領(lǐng)導(dǎo)信賴。
可見，當(dāng)我們面對不同領(lǐng)導(dǎo)時，需要有不同的匯報心態(tài)與技巧。當(dāng)我們第一次向領(lǐng)導(dǎo)匯報或不了解領(lǐng)導(dǎo)性格時，可以提前咨詢老員工，從而更好地把握匯報的主動性。
4. 適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格
領(lǐng)導(dǎo)具有兩種不同的風(fēng)格，分別為傾聽型和閱讀型。只有掌握了領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格，我們才能更好匯報工作。
傾聽型，即隨即應(yīng)變能力強(qiáng)，面對事情能馬上想出對策解決，而且考慮周到，一擊即中；閱讀型，即通過文字表達(dá)感情更舒服，更傾向于在頭腦里對比各種方法和可能，不會匆忙下決策。
由此可見，面對傾聽型的領(lǐng)導(dǎo)，我們更適合口頭匯報工作；而面對閱讀型領(lǐng)導(dǎo)，我們更適合寫一份工作匯報。
比如，林登·約翰遜總統(tǒng)便是傾聽型領(lǐng)導(dǎo)，而不是閱讀型。他喜歡聽人說話，并瞬間做出決策，而不是閱讀書面資料。所以當(dāng)面對這樣的領(lǐng)導(dǎo)時，我們要主動口頭匯報，并用心聆聽領(lǐng)導(dǎo)指示。
艾森豪威爾總統(tǒng)則是閱讀型領(lǐng)導(dǎo)，而不是傾聽型。當(dāng)統(tǒng)帥的時候，他在發(fā)布會之前，會讓助手把記者的問題寫出來，所以他能掌控全局。而面對發(fā)布會上的現(xiàn)場口頭陳述時，他便語無倫次。面對這樣的領(lǐng)導(dǎo)，我們應(yīng)該主動提交書面的工作報告，而非口頭陳述。
適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格，對我們來說尤為重要，它決定了領(lǐng)導(dǎo)能否聽懂你的需求并正確給出意見。同時不正確的匯報風(fēng)格，會令領(lǐng)導(dǎo)心煩意亂。
5. 重結(jié)果，少細(xì)節(jié)
當(dāng)我們匯報時，先跟領(lǐng)導(dǎo)匯報結(jié)果，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)詢問詳情時，我們再給細(xì)節(jié)。切莫一味談細(xì)節(jié)，令領(lǐng)導(dǎo)頭暈?zāi)X脹。
比如，領(lǐng)導(dǎo)交給小喜一項任務(wù)，去總部領(lǐng)取一份文件。結(jié)果小喜坐公車到總部，正趕上保管文件的小飛在開會。等了一個多小時會議結(jié)束，小喜找到了小飛，并向其領(lǐng)取文件。結(jié)果小飛說，文件落在家中，需要明天帶回。
此時，小喜匆匆跑回公司向領(lǐng)導(dǎo)匯報�！邦I(lǐng)導(dǎo)好，今天真是太不湊巧，坐公車堵在路上，到達(dá)總部又等小飛一個多小時。這還不算啥，見到小飛后，他竟然把文件落家了。領(lǐng)導(dǎo)您看這一上午把我跑得夠嗆，汗流浹背�！北緛眍I(lǐng)導(dǎo)就急需文件，聽了你一頓啰嗦且并未帶回文件，心情更加煩躁，最后你只能被領(lǐng)導(dǎo)轟出辦公室。
此時，我們應(yīng)該匯報重點，細(xì)節(jié)等詢問后再陳述。
比如，“領(lǐng)導(dǎo)好，今天文件沒能取回，小飛把文件落家了。如果文件急需，我聯(lián)絡(luò)小飛，跟他回家去取，您看怎樣？”領(lǐng)導(dǎo)可能輕松說道沒關(guān)系，明天再去也無妨或者讓你直接執(zhí)行解決方案�？傊I(lǐng)導(dǎo)不會對你發(fā)怒。
重結(jié)果，少細(xì)節(jié)，這是節(jié)約領(lǐng)導(dǎo)時間的表現(xiàn)。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)想知道詳情時，我們再告知細(xì)節(jié)，這樣領(lǐng)導(dǎo)也會對我們更加信任。
掌握以上5個匯報技巧，將利于我們得到領(lǐng)導(dǎo)信賴，職場生涯更順暢。
愿你學(xué)會匯報工作，職場技能不斷提升！
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