郵件堪稱是職場人士的一項基本技能。我們每天都在處理郵件上花費大量的時間。但寫郵件時應該避免哪些問題呢?你的郵箱里可能塞滿了需要回復的郵件——許多需要你即刻的關注。里有6個郵件小錯誤,他們很有可能會分分鐘毀了你的職業(yè)生涯。
近期Kelton Global的研究發(fā)現超過90%的美國人每天在郵件上花費超過90分鐘時間。不論你是否喜歡,你的郵件揭示了許多關于你和你同事,特別是你和你上司之間的往來習慣。
許多時候我們慣性思維,基于他們的“郵件行為”作出反應:對“漫談者”我們唯恐避之不及,對“僅回復一行”的人感到惱怒,討厭“抄送所有人”的發(fā)送者,對劣質郵件感到憤怒。
對于郵件的關注如此高,以致于有的老板甚至會以寫郵件的能力判斷你。看看這6個可能顛覆你職業(yè)生涯的郵件錯誤,在為時過晚之前做好補救。
1、頭腦發(fā)熱一鍵轉發(fā)
你在收件箱里收到一封重要的郵件,你感到非常興奮,迫不及待告訴老板。馬上按下轉發(fā)按鈕極具誘惑——把它轉發(fā)到老板的郵箱,你可能甚至會擁有一絲成就感。
但是請再三考慮。
不帶注釋或解釋而只轉發(fā)郵件迫使你的老板話費寶貴的時間弄清楚消息的內容,且他并不深入了解為什么你認為這封郵件對于他重要。
解決辦法:首先,審查和編輯主題,這樣就可以獲得你的老板的注意,并提供正確的上下文。接下來,寫一個簡明扼要的概述。把原郵件附在下方作為參考,寫出關鍵的簡介。
記住,老板總是對結果感興趣。附加提示:如果可能,做一個關于下一步的明智建議。你的老板可能會欣賞你的洞察力。
2、總是忽視語法
現在已經沒人要求你完美呈現一個句子,但是在職場中,還是有發(fā)送正確書寫、語法無誤的郵件的要求。你不會通過發(fā)送寫滿斷句、多個感嘆號、錯誤的分號或者emoji表情(這是最糟糕的)來表達你的智力水平和出色的寫作技巧。
解決辦法:通過聰明而正確的語言傳達你的信息,而不是沒必要的符號或寫得不好的句子。
如果你對某事感到興奮,提供一個簡潔的解釋,而非使用12個感嘆號和笑臉。使用短的、有意義的句子,切入重點。對電子郵件來說,永遠記。涸蕉淘胶。
3、喜歡秀“術語”
如果你使用過多對手頭上的問題沒有價值的術語,你不能幫助老板和他的工作。更甚者,每當他/她的眼睛從收件箱中掃過你的名字,都會跳過忽略,這不太好。
解決辦法:使你的郵件擺脫過度使用行話,與其秀智商,不如想想你真正想要說什么。
4、別用縮寫
你的老板不是你的BFF(=best friend forever,最好的朋友),你不應該在電郵包含非正式或時髦的縮寫。這包括令人不愉快的縮寫,除非是在社交媒體內容中使用。
解決辦法:考慮如何說清楚事情同時聽起來平易近人。
與老板熟絡、嘮嗑并不是壞事,但一定要保持主題和觀點的專業(yè)性。保持你的電子郵件的相關性,并通過你對真實世界的建議和見解幫助你的老板,而不是通過引用流行文化或使用莫名其妙的俚語。
5、總是回復所有人
“回復所有人”真是個偉大的工具,但它也是個奇葩功能。大多數團隊使用一個郵件組群來溝通重要的日程或提問。但如果濫用“回復所有”,你將很快填滿你老板本就被塞滿的收件箱——這一定會讓他/她相當惱怒。
解決辦法:如果一個郵件群組里包括上司,那么在需要時才使用“回復所有人”。如果你需要反復和團隊成員溝通,把群組從標記中刪去。
一旦你需要上司的反饋,那么再把你的老板直接添加進來。
6、無止境地分類和整理
你知道嗎?六分之一的人說整理電子郵件實際上降低了他們的效率。雖然有時你覺得這是你必須完成的任務,但整理你的收件箱會導致你失去焦點、浪費時間。更重要的是,隨著你在公司職位的提升,保持電子郵件完美分類變得越來越困難,所以現在戒掉這個習慣。
解決辦法:專注于你需要完成的最優(yōu)先的任務,為具體的截止日期設定目標。你最好基于某些特定的項目制作一個待辦事項清單,而不是把你的注意力和效率浪費在清理收件箱上。
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